Miten laskutan matkakulut ja päivärahat asiakkaalta?

Aihealueet: ,

Ihan ensiksi tärkein asia: asiakkaalta laskutettavat matkakulut ja yrittäjän itselleen tai työntekijälleen maksamat matkakulut ovat kaksi eri asiaa. Matkakuluja voi laskuttaa tai olla laskuttamatta asiakkaalta riippumatta siitä maksaako yritys työntekijälle matkakuluja vai ei. Mitä kaikkea sitten voin laskuttaa? Lähdetäänpä tutkimaan.

Milloin voin laskuttaa matkakulut?

Periaatteessa aina kun se on mahdollista ja asiakkaan kanssa sovittu! Voit hinnoitella matkakulut valmiiksi tuotteesi tai palvelusi myyntihintaan, tai voit laskuttaa ne erikseen. Voit laskuttaa esimerkiksi:

  • Kilometrikorvaukset
  • Päivärahat
  • Matka-ajan
  • Majoituskulut (todellisten kulujen tai sovitun summan mukaan)

Useimmiten palveluyrittäjät eivät laskuta matka-aikaa tai päivärahoja asiakkaalta, sen sijaan kilometrikulujen laskuttaminen on hyvin tavallista. Matkakulujen laskuttamisesta tulisi tietysti sopia asiakkaan kanssa etukäteen. Ei herätä kovin hyvää henkeä jos laskutat yhtäkkiä ylimääräistä.

Hinnoittelu

Voit hinnoitella kulut vapaasti haluamallasi tavalla. Laskutettavat kilometrikorvaukset ja päivärahat voivat siis olla minkä suuruisia tahansa, eivätkä ne sinällään liity mitenkään verottajan määrittelemiin verovapaisiin korvausmääriin. Asiakkaan kannalta voi kuitenkin olla kummallista, jos hinnoittelet ne kovin paljon kalliimmiksi kuin verottajan määrittelemät enimmäismäärät verovapaista korvauksista. Kohtuudessa kannattaa siis pysyä. Oman kokemuksen mukaan yrittäjien laskuttamat kilometrikorvaukset ovat enimmäkseen 43 ja 70 sentin välillä per kilometri.

Jos maksat työntekijöillesi päivärahoja tai kilometrikorvauksia, kannattaa ne laskuttaa asiakkaalta vähintään saman suuruisina (verottomalta hinnaltaan); muuten otat keikasta takkiin. Sama koskee tietysti yrittäjänä itseäsi.

ALV-prosentti

Kaikki asiakkaalta laskutettavat matkakulut ovat yrityksen tuloa ja niihin täytyy lisätä arvonlisävero (jos yritys on arvonlisäverovelvollinen). Tämä koskee kaikkia kuluja, myös kilometrikorvauksia ja päivärahoja. ALV-prosentti määräytyy päätuotteen mukaan. Eli jos myymäsi palvelun tai tuotteen ALV-prosentti on 24, on myös laskutettavien matkakulujen ALV-prosentti 24.

Huomaa, että myös todellisten kulujen mukaan laskutettaviin matkakuluihin lisätään päätuotteen mukainen ALV-prosentti, huolimatta siitä mikä kulujen alkuperäinen ALV-prosentti on ollut. Alkuperäiset matkakulut ovat yrityksen normaaleja liiketoiminnan kuluja ja yritys voi vähentää niihin sisältyneet (alkuperäiset) arvonlisäverot verotuksessaan.

Esimerkki 1: Sähköasennusyritys tekee asiakkaan kesämökille sähköasennuksia. Asiakkaan kanssa on sovittu tuntihinnaksi 62 euroa ja matkakuluiksi 0,62 euroa kilometriltä, molemmat sisältäen 24% arvonlisäveron. Yritys ei laskuta erikseen päivärahoja, ruokarahoja, tms., vaan ne on laskettu tuntihintaan mukaan.

Asentajalla menee työssä 10 tuntia ja matkakilometrejä tulee kaikkiaan 50.

Yritys laskuttaa asiakkaalta työstä 10 * 62 = 620 euroa ja matkakuluja 50 * 0,62 = 31 euroa, eli yhteensä 651 euroa.

Loppusumma sisältää arvonlisäveroa 126 euroa, yritykselle muodostuu verotonta tuloa siten 525 euroa.

Esimerkki 2: Koulutusyrityritys A järjestää Asiakkaalleen kahden päivän mittaisen työhyvinvointikoulutuksen. Koulutusyritys tilaa kouluttajaksi Alihankkijan ja sopii tämän kanssa, että tälle maksetaan kouluttamisesta 1000 euroa (verottomalta hinnaltaan), oman auton käytöstä 0,43 euroa kilometriltä (verottomalta hinnaltaan) ja lisäksi muut majoitus- ja matkakulut todellisten kulujen mukaan.

Alihankkijalle muodostuu seuraavat matkakulut:

  • Hotelliyöpyminen 120 euroa. Summa sisältää 2,5 euroa 14 prosentin arvonlisäveroa (aamiainen) ja 9,1 euroa 10 prosentin arvonlisäveroa (majoitus), yöpymisen veroton kustannus on siten yhteensä 108,40 euroa.
  • Kilometrikuluja 28 * 0,43 = 12,04 euroa

Alihankkijan koulutuspalvelujen arvonlisäverokanta on 24%. Alihankkija laskuttaa Koulutusyritykseltä seuraavasti:

  • Koulutus 1000 euroa + alv 24% = 1240 euroa
  • Kilometrikulut 28 * 0,43 = 12,04 euroa + alv 24% = 14,9 euroa
  • Majoituskulut 108,40 euroa + alv 24% = 134,4 euroa

Alihankkija laskuttaa Koulutusyritykseltä yhteensä veroineen 1389,30 euroa.

Yhteenveto

Asiakkaalta laskutettavat matkakulut ovat yritykselle samanlaista tuloa kuin muukin yrityksen myymä tuote tai palvelu. Siten myös laskuttaminen menee samojen periaatteiden mukaisesti, eli matkakulujen laskutettavaan summaan lisätään arvonlisävero.

Myös todellisten kulujen laskutettaviin summiin lisätään arvonlisävero, jonka verokanta tulee olla sama kuin varsinaisella päätuotteella tai palvelulla. Yksinkertaista, eikö?

4 Replies to “Miten laskutan matkakulut ja päivärahat asiakkaalta?”

  1. Voiko asiakkaalta laskuttaa sekä kilometrikorvauksen että matkaan kuluneen ajan??
    Jos laskuttaa kilometrikorvauksen niin eikö se matka ole silloin korvattu. Tai jos laskuttaa matka-ajasta normi tuntitaksan niin eikö se silloin riitä.
    Miksi saa laskuttaa molemmat….

    Vastaa

    1. Tatu Vanhanen 30.11.2019 at 21:45

      Kiitos kommentista. Mikään laki tai sääntö ei kiellä laskuttamasta sekä kilometrikorvausta että matka-aikaa, joten siinä mielessä voi laskuttaa molemmista. Olennaista on se, mitä asiakkaan kanssa on sovittu. Useimmiten tavallisella palveluyrittäjällä on tosiaan niin, että asiakas ei maksa molemmista, aina ei kummastakaan.

      Vastaa

  2. Entä kun siivousyrittäjä tekee 0%alvilla vanhukselle töitä, niin miten menee matka- ja toimistokulujen alv:t?

    Vastaa

    1. Tatu Vanhanen 5.10.2020 at 13:20

      Kiitos kysymyksestä. Tällöinkin menee päätuotteen mukaan, eli myös matka- ja muut liitännäiskulut ovat 0% alvilla.

      Vastaa

Mitä mieltä olet? Kommentoi juttua:

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *