Saisitko mielenrauhaa, jos tietäisit paljonko firmalla on rahaa tulevaisuudessa? Jos tietäisit miltä tämä kuukausi näyttää, tai ensi kuukausi. Tai vaikka joulukuu. Vastaus näihin asioihin löytyy kassabudjetista, joka on mielestäni yrityksen tärkein budjetti. Jos et mitään muuta budjettia tee, tai muutakaan taloussuunnittelua, niin tee ainakin kassabudjetti.
Mitä kassabudjetti kertoo?
Kassabudjetti kertoo mm. seuraavia asioita:
- Tavoite: paljonko pitää olla myyntiä ja paljonko saa olla kuluja kunakin kuukautena, jotta homma menee niin kuin on suunniteltu. Kassabudjettiin laitetaan kullekin kuukaudelle arvio myynnistä. Tämä on tavoite, eli se summa mihin pitäisi vähintään päästä.
- Rahat: onko yrityksellä varaa maksaa kulut nyt ja tulevaisuudessa. Paljonko kassassa on rahaa puolen vuoden päästä? Voinko pitää lomaa heinäkuussa?
- Toteutuminen: onko homma mennyt niin kuin on suunniteltu.
Budjetoinnin toteuttaminen
Monissa netistä löytyvissä budjettimalleissa on se ongelma, että ne ovat taloushallinnon ammattilaisten tekemiä. Sen näkee jo ensivilkaisulla, kun sellaisen budjetin avaa. Miksikö se on ongelma? No siksi, että niistä on tavallisen yrittäjän vaikea tajuta yhtään mitään. Se taas torpedoi koko budjetin idean: sen pitäisi olla työkalu, jonka avulla yrittäjä ymmärtää yrityksensä taloudellisen tilanteen, sekä nyt että tulevina kuukausina. Paras netistä löytämäni ilmainen pohja löytyy Yritystulkin sivuilta. Omalle yritykselleni olen kehittänyt kassabudjettipohjan itse, ja myyn sitä laatimisohjeiden kera myös muille yrittäjille.
Suosittelen laatimaan budjetin huolella, koska se kertoo minkälaisella perustalla yrityksesi seisoo ja mihin pitää panostaa. Pitääkö myyntiä saada enemmän, tai ovatko menot liian suuret? Pienetkin tulot voivat olla ihan ok, jos tarkoituksesi on vain saada vähän lisätuloja, ja jos vastaavasti menot ovat pienet.
Lyhykäisyydessään budjettiin kirjataan todelliset summat tai arviot menoista ja tuloista kullekin kuukaudelle. Yksinkertaisimmillaan budjetti voi olla esimerkiksi Excel-taulukko, johon kirjataan menot ja tulot kuukausittain, sekä lasketaan näiden perusteella kassan tilanne kussakin kuukaudessa.
Usein yksi budjetti kattaa yhden kalenterivuoden, mutta itse tykkään ulottaa budjetin myös pari kuukautta eteenpäin. Tällöin pystyn arvioimaan tilanteen myös vuodenvaihteen molemmin puolin ja ottamaan huomioon esimerkiksi ylimääräiset verojen maksut heti seuraavan kauden alussa, tai tavallista isomman tai pienemmän palkanmaksun jos tilanne sen sallii tai sitä vaatii. Jos tilikautesi on jokin muu kuin kalenterivuosi, kannattanee budjettisi laatia vastaamaan tilikauttasi, ulottaen ehkä samaan tapaan budjetin pari kuukautta seuraavan tilikauden puolelle.
Päivitä budjettia sitä mukaa kun tilikausi etenee, eli kirjaa toteutuneet tulot ja menot. Päivitä esimerkiksi kuukausittain aina kuun vaihteen jälkeen.
Viimeistään kun kausi lähenee loppuaan, ehkä muutamaa kuukautta ennen, tee uuden kauden budjetti käyttäen kuluvan kauden lukuja apuna. Kirjaa uuteen budjettiin arvioita tai todellisia summia, aivan kuten olet tehnyt kuluvan kauden budjettiin. Muista myös päivittää kuluvan kauden budjettiasi kauden loppuun asti, jotta se on aina ajan tasalla.
Näin toimien sinulla on käytössäsi sujuva ja liukuva kassabudjetti, joka ei pääty yhtäkkiä vuoden tai tilikauden vaihteeseen, vaan kertoo koko ajan tilanteen myös tulevan kauden osalta.
Miten tästä eteenpäin, miten saan tehtyä kassabudjetin?
Otan jokin valmis Excel-pohja, tai tee alusta asti itse, ja ala täyttämään, eli kirjaamaan arvioituja ja todellisia kuluja. Yllä on mainittu Yritystulkin pohja, mutta saatat löytää netistä muitakin hyviä.
Itse tein yritykselleni kassabudjetin ns. tyhjältä pöydältä, koska en löytänyt valmiista pohjista niitä ominaisuuksia mitä olisin halunnut. Sen jälkeen olen jalostanut budjettipohjaa vuosi vuodelta paremmaksi. Kassabudjetista tuli sen verran hyvä, että päätin jalostaa siitä myytävän tietopaketin myös muiden yrittäjien avuksi. Budjetti on tarkoitettu yksinyrittäjille, joten jos olet sellainen, kannattaa käydä katsomassa josko siitä voisi olla sinulle hyötyä. Löydät tietopaketin tästä linkistä.
Nyt ei muuta kuin ryhdy toimeen ja laadi yrityksellesi kassabudjetti, lupaan että lopputulos palkitsee lisääntyvällä mielenrauhalla.
